En bref. Prospectez depuis un domaine secondaire, préchauffez vos boîtes pendant environ deux semaines, authentifiez le domaine (SPF, DKIM, DMARC), limitez les volumes, n'écrivez qu'à des adresses vérifiées, et écrivez de vrais messages, courts et personnels.
Comment les messageries décident.
Gmail, Outlook et les autres messageries trient chaque mail entrant en quelques millisecondes. Elles se posent quatre questions :
- L'expéditeur est-il bien celui qu'il prétend être ? C'est le rôle de l'authentification du domaine.
- Quelle est sa réputation ? L'historique du domaine et de la boîte : ancienneté, volumes, plaintes.
- Comment réagissent les destinataires ? Des réponses sont un bon signe ; des signalements en spam, un très mauvais.
- Le message ressemble-t-il à un envoi de masse ? Contenu identique, liens nombreux, images lourdes, rythme de robot.
Les six règles qui suivent répondent à ces quatre questions.
Règle 1 : un domaine à part.
Ne prospectez jamais depuis votre domaine principal, celui de vos devis, de vos factures et de vos échanges avec vos clients. Achetez un domaine proche, par exemple votre-entreprise-pro.fr pour votre-entreprise.fr, et réservez-le à la prospection.
Si un jour sa réputation baisse, c'est ce domaine secondaire qui est touché, pas celui de vos devis et de vos factures. C'est aussi pour cela qu'on évite de glisser des liens vers votre site principal dans les mails de prospection. Les réponses intéressées vous sont ensuite transmises, et vous poursuivez l'échange depuis votre adresse habituelle.
Règle 2 : préchauffer les boîtes.
Une boîte mail toute neuve qui envoie des centaines de messages dès le premier jour ressemble exactement à ce que les filtres anti-spam traquent. Le préchauffage consiste à faire monter progressivement le volume, avec des messages qui reçoivent des réponses, pour bâtir la réputation de la boîte.
Comptez environ deux semaines avant les premiers envois de prospection. C'est l'étape la plus souvent sautée pour aller vite, et celle qui coûte le plus cher quand on la saute.
Règle 3 : authentifier le domaine.
Trois réglages techniques, à faire une fois pour toutes dans la configuration de votre nom de domaine :
- SPF : la liste des serveurs autorisés à envoyer des mails au nom de votre domaine.
- DKIM : une signature invisible, qui prouve que le message vient bien de vous et n'a pas été modifié en route.
- DMARC : la consigne donnée aux messageries sur ce qu'elles doivent faire d'un mail qui échoue aux deux contrôles précédents.
Ce n'est plus optionnel : pour écrire à des adresses @gmail.com, Google exige au minimum SPF ou DKIM, et, au-delà de 5 000 messages par jour, les trois réglages ainsi qu'un lien de désinscription en un clic. Google demande aussi de garder un taux de signalement en spam sous 0,3 %, et recommande de rester sous 0,1 %. Microsoft applique des exigences comparables aux adresses Outlook et Hotmail depuis mai 2025, et les messageries d'entreprise s'appuient sur les mêmes signaux.
Règle 4 : limiter et étaler les envois.
Il n'existe pas de seuil officiel, mais la logique est simple : un humain n'envoie pas deux cents mails de prospection en une heure. Nous limitons volontairement le nombre de mails par boîte et par jour, et nous étalons les envois sur la semaine et sur la journée.
Pour envoyer davantage, on ajoute des boîtes d'envoi plutôt que de pousser le volume de chacune. Le nombre de boîtes se dimensionne selon le volume visé par la prospection.
Règle 5 : n'écrire qu'à des adresses vérifiées.
Un mail envoyé à une adresse qui n'existe pas « rebondit ». Trop de rebonds, et les messageries en concluent que vous écrivez à des listes achetées au hasard. Chaque adresse doit donc être vérifiée avant le premier envoi.
Attention aux domaines qui acceptent tous les mails sans distinction (on parle de domaines « attrape-tout ») : on ne peut pas y vérifier une adresse avec certitude. Ils se traitent à part, avec prudence.
Règle 6 : écrire comme un humain.
- Un texte simple, sans mise en page lourde ni image.
- Peu de liens, et aucun raccourcisseur de lien.
- Pas de pièce jointe au premier contact.
- Un message court, personnel, qui appelle une réponse : les réponses sont le meilleur signal de confiance pour les messageries.
Nous détaillons cette partie, exemple commenté à l'appui, dans notre guide écrire un mail de prospection B2B.
Surveiller en continu.
La délivrabilité n'est jamais acquise. Il faut suivre, boîte par boîte, le taux de rebonds, les signalements en spam et le taux de réponse, et mettre au repos une boîte qui faiblit avant qu'elle ne tire les autres vers le bas.
C'est ce que nous faisons pour chaque client : la santé de chaque boîte d'envoi est suivie jour après jour, et visible dans la console. Si vous préférez nous confier tout cela, découvrez notre service de prospection par mail.
Sources
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un domaine secondaire ?
Un nom de domaine proche du vôtre (par exemple votre-entreprise-pro.fr pour votre-entreprise.fr), réservé à la prospection. Si sa réputation baisse, c'est ce domaine qui est touché : les mails de votre entreprise continuent d'arriver normalement.
Combien de temps faut-il pour préchauffer une boîte d'envoi ?
Comptez environ deux semaines de montée en charge progressive avant les premiers envois de prospection. C'est l'étape la plus souvent négligée, et celle qui protège le mieux la délivrabilité.
Combien de mails peut-on envoyer par jour et par boîte ?
Il n'existe pas de seuil officiel. La plupart des spécialistes conseillent de rester sous quelques dizaines de mails de prospection par boîte et par jour. Nous restons volontairement bas, et nous multiplions les boîtes plutôt que le volume de chacune.
SPF, DKIM et DMARC sont-ils obligatoires ?
Pour écrire à des adresses @gmail.com, Google exige au minimum SPF ou DKIM, et les trois (SPF, DKIM et DMARC) au-delà de 5 000 messages par jour. Dans les faits, les trois sont indispensables à toute prospection sérieuse.